Il existe un millier de Permanence téléphonique en France Métropolitaine et l'absence de différence entre coûts de transfert vers un numéro local et/ou national fait que vous pouvez maintenant choisir un prestataire situé à plusieurs centaines de kilomètres de votre cabinet médical/entreprise en toute transparence pour vos correspondants.
Sur le marché de la Permanence téléphonique, on trouve rapidement des différences très importantes entre les offres proposées notamment sur les prix qui varient du simple au double, de l'opacité sur la gestion du temps d'attente, des facturations cachées, des engagements.
Comment s'y retrouver ? Une comparaison rapide en quatre points !
1. Le prix par appel et le montant forfaitaire minimum (des différences impressionnantes !)
La facturation habituelle pratiquée par un service de permanence téléphonique se fait à hauteur d'un forfait comprenant un volume X d'appels entrants et un tarif unique et/ou dégressif pour le volume d'appels entrants traité au-delà du forfait.
Le tarif va du simple au double avec un prix par appel de 0.5€ jusqu'à 1.5€ pour un volume similaire
Préférez ce type de facturation à un mode obscur telle que la facturation du nombre de rendez-vous pris ou du nombre de notes insérées car si le patient demande à changer trois fois au cours d'un appel, c'est trois appels sur la facture.
Du reste, vous pourrez facilement comparer en ligne entre les prestataires qui communiquent leur tarification !
IMPORTANT : Si votre prestataire ne communique pas son prix en ligne, il est surement très cher ! Certains prestataires facturent plus de 1.5€ HT par appel entrant soit une plus value de 150% !
2. Une gestion transparente du temps d'attente et de la facturation ! (Entre opacité et transparence)
Vous devez choisir un prestataire qui dispose d'une structure technique capable de compter de manière rigoureuse les appels entrants/sortants qu'il sera amené à vous facturer et qui applique une gestion transparente de sa facturation mais également dans sa gestion du temps d'attente !
Constat intriguant:
En parcourant les offres en ligne, vous allez constater rapidement que peu de services de télé secrétariat communiquent sur le gestion du temps d'attente et/ou sur la manière dont ces dernières traitent leur facturation.
Certaines sociétés " bâtonnent " encore manuellement les appels et/ou utilisent un pré décroché immédiat et facturent tout les appels entrants à partir du moment où ces derniers ont été décrochés par le disque musical (pas forcément par un/une secrétaire).
Certains de nos utilisateurs constataient des différences importantes entre le nombre d'appels facturés et le nombre d'appels transférés réellement et détaillés sur la facture de leur opérateur.
A Accueilpro, vous avec accès à votre facturation ainsi qu'à votre rapport d'activité en ligne depuis votre espace client ! Le temps d'attente est maîtrisé et sa gestion transparente ! La méthode de facturation est détaillée dans le contrat de service et se veut simple et en cohérence avec vos besoins !
3. Une gestion rigoureuse de votre cahier des charges, une maîtrise sans faille de vos exigences ! Qualification de l'équipe de télésecrétaires
Un Service de Permanence téléphonique est mutualisé entre un nombre X de sociétés/cabinets médicaux.
Comment allez vous vous assurer que les X télésecrétaires qui vont œuvrer pour votre compte ne commettront pas d'erreurs dans la maîtrise de votre planning et/ou de vos habitudes de fonctionnement ? (Sous entendu : Alors que ces derniers(ères) doivent maîtriser parfaitement plusieurs dizaines de cahier des charges distincts et passent d'un appel à un autre tout au long de la journée)
A Accueilpro, nos outils développés en interne sur mesure sont verrouillés pour éviter les erreurs côté secrétariat et le cahier des charges est disponible à l'écran pour un traitement rapide des demandes des correspondants.
Notre équipe de télésecrétaires justifie d'une expérience en centre d'appel et/ou en secrétariat téléphonique médical et est formée à l'organisation des soins en France pour le traitement du secrétariat de nos clients du domaine médical !
4. Un gestionnaire d'agenda simple et rapide à utiliser pour éviter les pertes de temps et la protection de vos données en cas de panne serveur !
Plusieurs outils sont exploités par les prestataires de permanence téléphonique. ABM 2000, Tempora, Iagenda.
Sur le principe, tout ces services sont similaires et sauront répondre à vos attentes.
La différence va donc se faire sur les points suivants:
La rapidité de chargement:
L'agenda est toujours hébergé sur un serveur extérieur à votre entreprise et peut se révéler à l'usage d'une lenteur d'utilisation importante.
Préférez un prestataire qui s'engage sur la rapidité de son applicatif.
Un surcoût lié à la location de l'outil:
Peu de prestataires développent directement leur applicatifs comme Accueilpro le fait et reprennent dans leur tarification le coût lié à la location des Agendas.
A la clé, une jolie plus value.
N'hésitez pas à demander quels sont les coûts liés à l'exploitation du service d'Agenda partagé.
Conclusion
:
Le meilleur moyen de s'assurer qu'un service de Permanence téléphonique correspond à ses attentes en matière de maîtrise des frais de secrétariat, image de marque, gain de temps,
